강남역 치과 소모품 발주를 자동화했더니 사라진 실장님의 주말 일
지난 초여름 강남역 치과 실장님이 먼저 연락을 주셨습니다. 매주 토요일 마감 뒤 장갑, 마스크, 소독솜 재고를 세어 다음 주 발주 목록을 만드는 데 한 시간 넘게 걸린다고 하셨습니다.
먼저 한 일은 소모품 사용 기록을 남기게 하는 것이었습니다. 진료실마다 무엇을 얼마나 썼는지 태블릿에 체크만 하면 되도록 화면을 단순하게 만들었습니다. 이 기록이 한 달만 쌓여도 품목별 소진 속도가 숫자로 드러납니다.
두 번째는 발주 제안입니다. 소진 속도와 현재 재고를 계산해 이틀 전에 발주 권장 목록을 문자로 보내게 했습니다. 테헤란로4길에 있는 강남역 치과처럼 진료실이 여러 칸인 병원은 이 계산이 사람 손으로는 번거롭지만 시스템은 몇 초면 끝납니다.
세 번째는 예약 리마인더입니다. 다음 날 예약 환자 명단을 자동으로 뽑아 전날 저녁 문자가 나가도록 연결했습니다. 실장님이 매번 명단을 확인해 수동으로 보내던 일이 사라졌습니다.
석 달 뒤 확인해 보니 토요일 마감 업무는 십 분 안팎으로 줄었습니다. 발주 누락으로 소모품이 모자라는 일도 없어졌고, 실장님이 주말에 병원 일로 시간을 쓰는 일이 크게 줄었습니다.
가장 만족스러워하신 부분은 숫자를 근거로 직원들과 재고 얘기를 나눌 수 있게 됐다는 점이었습니다. 감으로 하던 발주가 기록 기반으로 바뀐 것입니다.
이후에는 신환 상담 기록도 같은 방식으로 정리했습니다. 상담 내용과 결정 여부를 태블릿에 남기니 몇 달 뒤 재상담이 들어와도 이전 대화 내용을 바로 확인할 수 있게 됐다고 하셨습니다.
강남역 치과 사례는 규모가 크지 않아도 자동화가 효과를 내는 경우입니다. 현재 소모품 종류와 발주 방식을 알려주시면 적용 범위를 제안해 드리겠습니다.