노원 헬스장 문의 로그를 보다가 자동화로 바꾼 업무 세 가지
업무자동화 솔루션을 도입하기 전에는 항상 고객사의 반복 업무 로그부터 받습니다. 노원의 한 헬스장 사례를 보니 데스크 직원이 하루에도 몇 번씩 같은 유형의 일을 손으로 처리하고 있었습니다.
가장 먼저 손댄 것은 회원권 만료 알림이었습니다. 원래는 직원이 매일 아침 명단을 확인하고 하나씩 문자를 보냈는데, 만료일을 기준으로 자동 발송되도록 바꾸니 그 시간에 다른 업무를 볼 수 있게 됐습니다.
두 번째는 상담 예약 접수였습니다. 뷰티짐 노원역점처럼 문의가 많은 매장은 전화와 인터넷 예약이 동시에 들어와 이중 예약이 생기곤 했는데, 하나의 캘린더로 통합해 자동으로 겹침을 막았습니다.
세 번째는 락커 배정입니다. 회원이 나가면 락커를 비워야 하는데 이걸 수기로 관리하다 보니 빈 락커가 있는데도 없다고 안내하는 실수가 종종 있었습니다. 회원권 상태와 락커 배정을 연동해 자동으로 표시되도록 했습니다.
이 세 가지를 자동화한 뒤 문의 로그를 다시 확인해 보니, 직원이 반복 업무에 쓰던 시간이 하루 두 시간 가까이 줄었습니다. 그 시간을 회원 상담에 쓰니 등록 상담의 질이 달라졌다는 이야기를 들었습니다.
자동화는 큰 시스템을 새로 들이는 것보다 지금 쓰는 엑셀이나 캘린더를 연결하는 작은 작업부터 시작하는 편이 부담이 적습니다. 노원 헬스장 사례도 기존 프로그램을 그대로 두고 연동만 추가한 경우였습니다.
반복되는 업무 때문에 고민이신 운동 시설이나 소규모 매장이 있으면 현재 업무 순서를 그대로 알려주시면 자동화할 수 있는 부분을 짚어 드립니다.